Mi az a Távszámla, PDF számla? Legális?
A NAV által is engedélyezett módszer a számlák távnyomtatása, így nincs szükség a számla kinyomtatására és postázására. E helyett a vevő számára egy e-mailt küldünk, amiben egy linkre kattintva tudja kinyomtatni az eredeti számlát vagy PDF formátumban lementeni.
Fontos, hogy a távszámla nem e-számla, így Önnek nincs szüksége digitális aláírásra és időbélyegre, amely az e-számlának elválaszthatatlan része. A távszámlák az Infocentrum távszámla oldaláról tölthetőek le.
Távnyomtatás előnyei
A legolcsóbb számlázási módszer
Minden egyes távszámla esetén megspórolhatjuk a nyomtatás és a postázás költségét. Ha az idő megtakarítást nem számoljuk, akkor is legalább 150 Ft-ot spórolhatunk 1 számla esetén. Ez 100 db számla esetén már 15 000 Ft-os megtakarítás.
Gyors
A számla elkészítése után azonnal a vevőnél van. A fizetési morált nagy mértékben befolyásolja, hogy mennyi idő telik el a rendelés és a számla megérkezése között.
Követhető
A számlázó programban követni tudjuk a számla útját (elküldve, átvéve, nyomtatva, …). Tehát nem csak azt látjuk a programban, hogy a vevő megkapta a számlát, hanem azt is, hogy az e-mailben rákattintott arra a linkre, ahol a számla adatait látja, valamint azt is, hogy kinyomtatta-e a számlát.
A távszámla értesítőben található linken legfeljebb 14 napon keresztül érhető el az adott bizonylat, de a programból bármikor újraküldhető a számla. Ekkor az ügyfél ismételten kap egy értesítő levelet, egy másik linkkel.
Interaktív
A számla nyomtatásnál a vevőnek lehetősége van, hogy az észrevételeit elküldje Önnek. Így azon a felületen át lehet beszélni a számlával, rendeléssel kapcsolatos kérdéseket.
Próbálja ki ingyen számlázóprogramunk!
Rendelje meg a távnyomtatást!
Az Infocentrum Számlázó program 9.6.00 verziójától lehetőség van távszámla készítésére. A számlázó program Professional változata tartalmazza a távszámla készítését. A Light, Szolgáltató, Kereskedő változatokhoz modulként vásárolható meg.
Távszámla, pdf számla készítése
A számla készítés folyamatában semmi nem változott, csupán a számla lezáráskor a nyomtatás választó ablakon egy új gomb [Távnyomtatás] jelenik meg ahol el lehet dönteni, hogy az adott számla hagyományos módon legyen nyomtatva, vagy távnyomtatással készüljön el.
A távszámla abban ez esetben készíthető, ha a vevő és a szállító is rendelkezik e-mail címmel.
Ha a bizonylat nyomtatásakor valamelyik e-mailcím mező üres akkor a program erre figyelmeztet, majd lehetőséget ad ennek megadására, ezt követően a távnyomtatás sikeresen elvégezhető.
A Távnyomtatás gombra kattintva a program elkészíti a távszámlát. A számla generálása automatikus, így egyéb mellékletek hozzáfűzésére nincs lehetőség
Ha a számla lezárás után egyik nyomtatási lehetőséget sem választjuk akkor később a számlalistából is lehetőségünk van a távnyomtatást kezdeményezni. Akár csoportos távszámla készítést is kezdeményezhet. A listában kijelölt számlák egyikére ráállva a távnyomtatás gombra kattintva egyszerre elkészíthetők a távszámlák. A számlalistában a számla nyomtatása gomb mellett kapott helyet a [távnyomtatás] gomb. Erre kattintva elkészíthető a távszámla.
A távszámla másodpéldányának elkészítése
A számla másodpéldánya a távszámla elkészítésével egyidejűleg, automatikusan kinyomtatásra kerül a beállított nyomtatóra. Ha a másodpéldányt nem szeretnénk a távszámla készítésével egyidőben elkészíteni, akkor lehetőség van ennek az opciónak a kikapcsolására a Beállítások/Számla /Távnyomtatás fülön.
Hogyan értesül a partnere, hogy távszámlája érkezett?
A vevő e-mail címére a távnyomtatás funkcióval az alábbi adattartalmú levél kerül kiküldésre.
Amennyiben a számla választott nyelve nem magyar, vagy kétnyelvű számlát készít, akkor a rendszer ezt érzékelve a kiértesítő levelet angol nyelven küldi meg partnerének.
Az e-mailben elhelyezett linkre kattintva a vevő számára elérhetővé válik az a felület, ahonnan a távszámlát kinyomtathatja.
Minden távszámla 14 napig nyomtatható vagy tölthető le.
A távszámla felületén a vevőnek lehetősége van arra, hogy a számlához megjegyzést/ hozzászólást fűzzön. A hozzászólásokról a számla kiállítója a számlázó programban megadott e-mail címre értesítést kap. A számlához kapcsolódó egyeztetések a távszámlához tartozó linken a későbbiek során is elérhetőek.
Távszámlák állapotának lekérdezése a számlázó programban
A számlalistában ha egy távszámlaként nyomtatott számlára duplán kattintunk, akkor a számla részletes adatai között a távszámla készítés információit is láthatjuk a megjelenő buborékban.
A számlalistában ugyanezt az információt 1 kattintással megjeleníthetjük ha a számla sorában lévő nyomtatás ikonra kattintunk.
A távnyomtatással készített számlák állapotáról tájékozódhatunk a Távnyomtatások menüpontban.
A Távnyomtatások listában a távnyomtatással elkészített számlák jelennek meg. Ahhoz, hogy az aktuális állapotot lássunk, első lépésként mindenképpen érdemes az 
Online frissítés gombra kattintani. Ekkor a távszámlák állapota frissítésre kerül. A könnyebb tájékozódást segíti a számlák státuszának ikonokkal való jelölése.
A távnyomtatással készített számlának 5 státusza lehet:
Elküldve – ha a távszámla elküldésre került, de azt még a vevő nem vette át.
Átvéve – ha a vevő a távszámlát tartalmazó linket megnyitotta
Nyomtatva – ha a vevő a távszámlát kinyomtatta (letöltötte)
Átvéve/Lejárt – ha az elérhetőség alatt a megnyitották a linket, de nem lett nyomtatva a számla.- Lejárt – ha az elérhetőség alatt a nem lett megnyitva a link és nem lett letöltve a számla.
A Távnyomtatások listában az alábbi adatok jelennek meg a státusz mellett:
- számla sorszáma
- Vevő – a számlán szereplő vevő
- e-mail cím – a vevő e-mailcíme, amelyre a távszámla kiküldésre került
- kiállítás dátuma – távszámla kiállításának dátuma. Ez a dátum eltérhet a számla készítés dátumától, ha a számla később került távnyomtatásra
- lejárat – az a dátum, amíg a távszámla a vevő számára letölthető (kiállítás dátuma + 2 hét)
A számla újranyomtatására a lista alatt elhelyezett „Újranyomtatás” gombra kattintva van lehetőség. Az újranyomtatás minden esetben a partner adatlapján aktuális e-mail címre történik, egyben érvényteleníti a korábban kiküldött értesítőlevélben található linket.
A Távnyomtatások lista tartalma minden újranyomtatás után automatikusan lefrissül, mely sok távszámla esetén hosszabb időt (10-15 mp) vehet igénybe, ezért van arra lehetőség, hogy az Online frissítést csak Ön tudja kezdeményezni. Ehhez az újranyomtatás gomb mellett elhelyezett opció ne legyen bekapcsolva.
A Távnyomtatások listában szűrési és keresési lehetőségek kerültek beépítésre.
A távszámlákat szűrhetjük
- dátumhatárok,
- státuszok alapján, és
- vevő szerint is.
A távszámlák rendezhetők
- kiállítás dátuma,
- vevő
- sorszám és
- státusz alapján.
