Fontos! Hibás státusz esetén NE (!) csináljon technikai érvénytelenítést a NAV Online számla oldalán, mert a javított vagy érvénytelenített számlát nem tudja ezután már lejelenteni, ami viszont szükséges lépés!
A technikai érvénytelenítés csak akkor merül fel, amikor maga a kiállított számla helyes, azonban a róla teljesített adatszolgáltatás a helytelen, és ennek az oka csak és kizárólag informatikai hibából ered.
NAV online bejelentett számlák kezelése, ellenőrzése
Még nem teljesen feldolgozott számlák
Szürke ikonnal jelölt számlákat a NAV rendszere még nem dolgozta fel teljesen. Ha vannak ilyen számlák, akkor a program belépéskor és kilépéskor is lekérdezi a státuszokat. Érdemes ezt kézzel is megtenni a lista alatti gombra kattintva, hátha valamelyik számlát a NAV nem fogadja el.
Figyelmeztetéssel lejelentett számlák
Idézet a NAV által kiállított, az Online számla rendszert specifikációjából:
„A figyelmeztetések nem akadályozzák az adatszolgáltatás teljesítését, azonban a számla tartalmát felül kell vizsgálni, és szükség szerint javítani. Az egyes figyelmeztetések típusosak, a figyelmeztetéssel érintett tagek a message-ben kerülnek megjelölésre, olyan számossággal, ahányszor az adatszolgáltatás megsérti az összefüggésben meghatározott feltételt.
A figyelmeztetéseket a feldolgozó rendszer szolgáltató jelleggel, az adatszolgáltatásra kötelezett adózó tájékoztatása céljából képezi meg és szerepelteti a válaszüzenetben. Az adatszolgáltatásban észlelt, de magát az adatszolgáltatást nem ellehetetlenítő problémákról nyújtott tájékoztatás célja, hogy segítséget nyújtson az adatszolgáltatásra kötelezett adózó oldalán jelentkező esetleges szoftverhibák, adatbeviteli hibák, hibás gyakorlatok észlelésében és javításában. Figyelmeztetés csak a probléma egyértelmű létezése esetén keletkezik, kétes esetben nem.
Az adatszolgáltatás feldolgozásakor ellenőrzött adatok és összefüggések listája nem lezárt, a rendszer működtetési tapasztalatai alapján ezen ellenőrzések köre folyamatosan bővülhet.
A beküldött számlaadatok számszaki összefüggéseinek vizsgálatakor a rendszer nem küld figyelmeztetést az olyan esetekben, amikor a számszaki eltérés ugyan létezik, de minden bizonnyal a kerekítésből adódik. Az így „tolerált” legnagyobb eltérés a nettó ár 1%-a, legalább 1 egység.
A jogszabály nem ír elő kötelezően követendő eljárást, így általános szabály nem adható arra vonatkozóan, hogy pontosan mi a teendő a figyelmeztetések esetén. Alapvetően a figyelmeztetésre okot adó körülmény jellege – szoftverhiba, adatbeviteli hiba, hibás gyakorlat – határozza meg a követendő eljárást. A figyelmeztetést kiváltó körülmények sokrétűsége miatt az adott szervezet jellegéből, tevékenységéből, létszámából következően a figyelmeztetést célszerű lehet a felhasználónak, a számvitelért felelős egységnek, a technikai támogató egységnek, a szoftver fejlesztőjének vagy ezek közül többnek is hozzáférhetővé tenni.
A figyelmeztetések kapcsán követendő eljárást nem az adatszolgáltatás szabályai határozzák meg, hanem a bizonylatolásra és a számlázásra vonatkozó általános szabályok. Például egy számszaki hibás (pl. hibás összeadás) számlát az általános szabályok szerint módosító okirattal ki kell javítani. Nem azért, mert figyelmeztetés érkezett rá, hanem azért, mert számszaki hibás.
A konkrét okról a [Státusz részletek] gombra kattintva kaphatunk tájékoztatást és itt a buborékban lévő szöveg mellett tudjuk a tranzakció azonosítót lekérni.
A pontos teendőkről a konkrét számla és a visszaadott NAV státusz ismeretében érdeklődjön könyvelőjétől vagy a tranzakció azonosító birtokában a NAV-tól
Hibás (NAV által megszakított) számlák kezelése
A listában pirossal jelölt számlákat a NAV nem fogadta el, különböző okok miatt.
A konkrét okról a [Státusz részletek] gombra kattintva kaphatunk tájékoztatást.
Ezekkel a számlákkal kezdeni kell valamit. Hogy pontosan mit, azt a hiba okának kiderítése után lehet megmondani. Általánosságban azt tudjuk jelenleg tanácsolni, hogy az ilyen számlákat érdemes helyesbíteni vagy érvényteleníteni és egy új hibátlan számlát kiállítani. Vannak esetek, amikor egy helyesbítő számla is elég lehet vagy egy önellenőrzést kell végezni a számlával kapcsolatban és ezt jegyzőkönyvezni.
A pontos teendőkről a konkrét számla és a visszaadott NAV státusz ismeretében érdeklődjön könyvelőjétől.
Elfogadott számlák
Zöld ikonnal jelölt számlákat a NAV rendszere elfogadta. Ezekkel a számlákkal nincs semmi egyéb teendője.
„Megoldott” státusz
Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy egy figyelmeztetéssel lejelentett számlához készülő javító adatszolgáltatás nem a programon keresztül, hanem manuálisan a NAV oldalán történik.
Ebben az esetben a program nem rendelkezik erről információval. De ha a programon keresztül történik, akkor is megmaradnak a sárga figyelmeztetések, pedig elvileg „Megoldott”-nak tekinthetőek.
Ezekre az esetekre építettük be ezt a funkciót amivel a felhasználó saját felelősségre megmondhatja, hogy mik a „Megoldott” számlák, így azokkal már nem kell foglalkozni és ki is lehet szűrni a listából. Emellett érvénytelenítéskor vagy helyesbítéskor bizonyos esetben a „Megoldott” státusz automatikusan hozzárendelődik a számlá(k)hoz!
A „Megoldott” státuszt manuálisan, csak a figyelmeztetéssel lejelentett és megszakított számlákra lehet alkalmazni, vissza lehet vonni és nem befolyásolja a program automatikus lejelentési funkcióját!
