Távszámla készítés

Mi az a Távszámla? Legális?

Ma már a NAV által is engedélyezett módszer a számlák távnyomtatása. Így nincs szükség a számla kinyomtatására és postázására. E helyett a vevő számára egy e-mailt küldünk, amiben egy linkre kattintva tudja kinyomtatni 1 példányban az eredeti számlát.

Távnyomtatás előnyei

A legolcsóbb számlázási módszer

Minden egyes távszámla esetén megspórolhatjuk a nyomtatás és a postázás költségét. Ha az idő megtakarítást nem számoljuk, akkor is legalább 150 Ft-ot spórolhatunk 1 számla esetén. Ez 100 db számla esetén már 15 000 Ft-os megtakarítás.

Gyors

A számla elkészítése után azonnal a vevőnél van. A fizetési morált nagy mértékben befolyásolja, hogy mennyi idő telik el a rendelés és a számla megérkezése között.

Követhető

A számlázó programban követni tudjuk a számla útját (elküldve, átvéve, nyomtatva, ...). Tehát nem csak azt látjuk a programban, hogy a vevő megkapta a számlát, hanem azt is, hogy az emailben rákattintott arra a linkre, ahol a számla adatait látja, valamint azt is, hogy kinyomtatta-e a számlát.

Interaktív

A számla nyomtatásnál a vevőnek lehetősége van, hogy az észrevételeit elküldje nekünk. Így azon a felületen át lehet beszélni a számlával, rendeléssel kapcsolatos kérdéseket.

Próbálja ki ingyen, minden kötelezettség nélkül!

számlázó program letöltés

Az Infocentrum Számlázó program 9.6.00 verziójától lehetőség van távszámla készítésére. A számlázó program Professional változata tartalmazza a távszámla készítését. A Light, Szolgáltató, Kereskedő változatokhoz modulként vásárolható meg.

Távszámla készítése

A számla készítés folyamatában semmi nem változott, csupán a számla lezáráskor a nyomtatás választó ablakon egy új gomb [Távnyomtatás] jelenik meg ahol el lehet dönteni, hogy az adott számla hagyományos módon legyen nyomtatva, vagy távnyomtatással készüljön el.

számlázó program - távszámla nyomtatása

A távszámla abban ez esetben készíthető, ha a vevő és a szállító is rendelkezik e-mail címmel.

számlázó program - távszámla e-mailcím ellenőrzése

Ha a bizonylat nyomtatásakor valamelyik e-mailcím mező üres akkor a program erre figyelmeztet, majd lehetőséget ad ennek megadására, ezt követően a távnyomtatás sikeresen elvégezhető.

A Távnyomtatás gombra kattintva a program elkészíti a távszámlát.

Ha a számla lezárás után egyik nyomtatási lehetőséget sem választjuk akkor később a számlalistából is lehetőségünk van a távnyomtatást kezdeményezni. Akár csoportos távszámla készítést is kezdeményezhet. A listában kijelölt számlák egyikére ráállva a távnyomtatás gombra kattintva egyszerre elkészíthetők a távszámlák. A számlalistában a számla nyomtatása gomb mellett kapott helyet a [távnyomtatás] gomb. Erre kattintva elkészíthető a távszámla.

számlázó program - távnyomtatás gomb

A távszámla másodpéldányának elkészítése

A számla másodpéldánya a távszámla elkészítésével egyidejűleg, automatikusan kinyomtatásra kerül a beállított nyomtatóra. Ha a másodpéldányt nem szeretnénk a távszámla készítésével egyidőben elkészíteni, akkor lehetőség van ennek az opciónak a kikapcsolására a Beállítások/Számla /Távnyomtatás fülön.

Hogyan értesül a partnere, hogy távszámlája érkezett?

A vevő e-mail címére a távnyomtatás funkcióval az alábbi adattartalmú levél kerül kiküldésre.

Az e-mailben elhelyezett linkre kattintva a vevő számára elérhetővé válik az a felület, ahonnan a távszámlát kinyomtathatja.

Minden távszámla 2 hétig tölthető le.

A távszámla csak egyszer nyomtatható, így ha a vevő egyszer már rákattintott a számla nyomtatás gombra, akkor a gomb a későbbiek során már nem lesz elérhető.

A távszámla felületén a vevőnek lehetősége van arra, hogy a számlához megjegyzést/ hozzászólást fűzzön. A hozzászólásokról a számla kiállítója a számlázó programban megadott e-mail címre értesítést kap. A számlához kapcsolódó egyeztetések a távszámlához tartozó linken a későbbiek során is elérhetőek.

Távszámlák állapotának lekérdezése a számlázó programban

A számlalistában ha egy távszámlaként nyomtatott számlára duplán kattintunk, akkor a számla részletes adatai között a távszámla készítés információit is láthatjuk a megjelenő buborékban.

A számlalistában ugyanezt az információt 1 kattintással megjeleníthetjük ha a számla sorában lévő nyomtatás ikonra kattintunk.

A távnyomtatással készített számlák állapotáról tájékozódhatunk a Távnyomtatások menüpontban.

A Távnyomtatások listában a távnyomtatással elkészített számlák jelennek meg. Ahhoz, hogy az aktuális állapotot lássunk, első lépésként mindenképpen érdemes az számlázó program - online frissítés Online frissítés gombra kattintani. Ekkor a távszámlák állapota frissítésre kerül. A könnyebb tájékozódást segíti a számlák státuszának ikonokkal való jelölése.

A távnyomtatással készített számlának 5 státusza lehet.

  • számlázó program - kiküldött távszámla Elküldve – ha a távszámla elküldésre került, de azt még a vevő nem vette át.
  • számlázó program - átvett távszámla Átvéve – ha a vevő a távszámlát tartalmazó e-mailt megnyitotta
  • számlázó program - nyomtatott távszámla Nyomtatva – ha a vevő a távszámlát kinyomtatta
  • számlázó program - átvett/lejárt távszámla Átvéve/Lejárt – ha a 2 hét elérhetőségi idő alatt a vevő megnyitotta az e-mailt, de nem töltötte le a távszámlát, akkor az Átvéve/lejárt státuszt kap.
  • számlázó program - lejárt távszámla Lejárt – ha a 2 hét elérhetőségi idő alatt a vevő nem tölti le a távszámlát, akkor az lejárt státuszt kap.

A Távnyomtatások listában az alábbi adatok jelennek meg a státusz mellett:

  • számla sorszáma
  • Vevő - a számlán szereplő vevő
  • e-mail cím - a vevő e-mailcíme, amelyre a távszámla kiküldésre került
  • kiállítás dátuma - távszámla kiállításának dátuma. Ez a dátum eltérhet a számla készítés dátumától, ha a számla később került távnyomtatásra
  • lejárat - az a dátum, amíg a távszámla a vevő számára letölthető (kiállítás dátuma + 2 hét)

A számla újranyomtatására a lista alatt elhelyezett "Újranyomtatás" gombra kattintva van lehetőség.

A Távnyomtatások lista tartalma minden újranyomtatás után automatikusan lefrissül, mely sok távszámla esetén hosszabb időt (10-15 mp) vehet igénybe, ezért van arra lehetőség, hogy az Online frissítést csak Ön tudja kezdeményezni. Ehhez az újranyomtatás gomb mellett elhelyezett opció ne legyen bekapcsolva.

A Távnyomtatások listában szűrési és keresési lehetőségek kerültek beépítésre.

A távszámlákat szűrhetjük

  • dátumhatárok,
  • státuszok alapján, és
  • vevő szerint is.
Ahhoz hogy a listában a szűrési feltételnek megfelelő adatok jelenjenek meg, a frissítés gombra kell kattintani.

A távszámlák rendezhetők

  • kiállítás dátuma,
  • vevő
  • sorszám és
  • státusz alapján.

* A távszámlák az Infocentrum távszámla oldalán jelennek meg.

Ha szeretne 30% kedvezményt kapni, írjon egy e-mail-t nekünk és adja meg a következő kódot: wfg845923678